コラム
展示会のブース設営の方法・流れは？かかる費用についても解説
展示会への出展は、自社の製品やサービスを多くの来場者に直接アピールできる絶好の機会です。しかし、ブース設営に慣れていない場合には、何から手をつければよいかわからず、迷うこともあるでしょう。
今回の記事では、展示会ブースの設営方法・流れやポイント、かかる費用などを解説します。あわせておすすめサービスも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
展示会のブース設営の方法・流れ
それでは早速、展示会のブース設営の方法・流れを解説していきます。
事前準備
まずブースのコンセプトとデザインを決定し、来場者に伝えたいメッセージや展示する製品・サービスの内容を明確にしましょう。デザインが決まったら、パネルや什器・装飾品などの製作を発注します。製作には一定の期間が必要なため、余裕を持ったスケジュールで進めることが大切です。
あわせて、会場のルールや搬入・搬出の時間帯・使用できる機材などを主催者から確認しておきましょう。電源や照明・インターネット環境など、ブース内で必要な設備の申請も忘れずに行うことが重要です。当日の作業をスムーズに進めるために、設営スタッフの役割分担や搬入ルートの確認なども事前に済ませておくことをおすすめします。
搬入・設置作業の流れ
搬入日には、まず会場のブーススペースを確認し、設計図や図面と照らし合わせながら作業を進めます。パネルや壁面の組み立てから始め、什器・テーブル・椅子などの配置、照明の設置へと順番に作業を進めていきましょう。大型の備品から先に設置し、その後小物や装飾品を配置することで効率よく作業を進めることができます。
電源ケーブルや配線はできるだけ目立たないよう処理し、来場者の動線を妨げないよう配慮することも重要です。モニターや映像機器を使用する場合には、映像や音声が正常に出力されているかを早めに確認しておきましょう。
設置後の確認
設置が完了したら、ブース全体を来場者目線で確認することが重要です。パネルや看板の文字が遠くからでも読みやすいか、製品や展示物が見やすい位置に配置されているか、来場者がスムーズに移動できる動線が確保されているかなどを確認しましょう。
照明が展示物を適切に照らしているか、電気系統のトラブルがないかも確認が必要です。また、スタッフの立ち位置や接客の流れについても事前に確認し、当日の対応をシミュレーションしておくのがおすすめです。
撤去・搬出の流れ
展示会終了後は、速やかに撤去・搬出作業を行います。展示物や什器を梱包し、破損や紛失がないよう管理しながら搬出しましょう。会場のルールに従って指定された時間内に作業を完了させることが求められます。
レンタル品や借用した機材は返却漏れがないよう、搬入時のリストと照らし合わせながら確認することが大切です。
ブース設営のポイント・コツ
より効果的なブースを設営するためには、来場者を引きつけ、自社の製品やサービスを印象的に伝えるための工夫が重要です。
ここでは、ブース設営のポイントとコツを解説します。
遠くからでも目立つデザインを意識する
展示会会場には多くのブースが並ぶため、遠くからでも目立つデザインや色使いを意識することが重要です。企業のブランドカラーを活用しながら、キャッチコピーや主要なメッセージを大きく目立つ位置に配置することで、通路を歩く来場者の視線を引きつけやすくなります。
来場者の動線を意識したレイアウトにする
ブース内での来場者の動き方を事前にシミュレーションし、入りやすく回遊しやすいレイアウトを設計することも大切です。入口付近に来場者の興味を引く展示物を配置し、奥へと誘導できるような動線を意識することで、より多くの来場者にブース内を見てもらえる可能性が高まります。
照明を効果的に活用する
照明は展示物の見え方や会場全体の雰囲気に大きく影響します。スポットライトで展示物を際立たせたり、間接照明でブース全体の雰囲気を演出したりすることで、来場者の印象に残るブースを作ることができます。会場の照明環境を事前に確認したうえで、必要な照明機器を準備しておきましょう。
展示会のブース設営にかかる費用について
展示会のブース設営にかかる費用は、ブースの規模やデザイン、使用する資材・什器の種類によって大きく異なります。小規模でシンプルなブースであれば数十万円程度から設営できるケースもありますが、大型ブースや凝ったデザインの場合には100万円以上になることも珍しくありません。
費用に影響する主な要素としては、ブースの面積・デザイン制作費・パネルや什器の製作費・照明や映像機器などの設備費・設営・撤去の作業費などが挙げられます。予算に合わせた最適なブースを設営するためにも、複数の業者から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。
展示会ブース装飾・設営サービス「凄い展示会」
展示会のブース装飾でお悩みの場合には、弊社のサービス「凄い展示会」をぜひご利用ください。ブースの壁面をひとつの大きな広告と捉え、壁面全体を装飾することで他社ブースとの圧倒的な差別化を実現します。
展示会場では来場者がブースの前を通り過ぎる時間はわずか3秒といわれており、その短い時間で「自分に関係がある」と感じてもらえるかどうかが勝負です。商品やサービスの強みが一目で伝わるデザインと、ターゲットの心に刺さるキャッチコピーで、来場者の足を止めるようなブースをご提案します。
装飾ツールの多くは使い回しが可能な仕様を採用しており、次回以降の出展コストを大幅に削減できる点も魅力のひとつです。ヒアリングからデザイン提案・設営・撤去・展示会後の振り返りまでトータルでサポートしますので、安心してお任せください。
展示会のブース設営について
展示会のブース設営は、事前準備から搬入・設置・撤去まで段取りよく進めることが求められます。来場者の動線や照明・デザインなどのポイントを押さえたうえで、計画的に準備を進めましょう。
ブース設営にお困りの場合には、トータルでサポートしているサービス「凄い展示会」をぜひご利用ください。他社ブースとの差別化を実現する魅力的なブース作りをお手伝いいたします。